Подготовка Дел К Архивному Хранению Реферат
Формирование дел Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с.З. После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность. В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел.
Они изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по делопроизводству конкретных организаций, так как это дает возможность учесть специфику их работы и документации. В небольших организациях дела формируются и хранятся централизованно у работника, отвечающего за делопроизводство (например, у секретаря). В крупных учреждениях и организациях дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов.
- Оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения. Обеспечение их сохранности. Экспертиза ценности документов. После того, как документы исполнены, они подлежат архивному хранению. Подготовка исполненных документов к архивному хранению.
- Подготовка дел к архивному хранению. Не получается скачать реферат Подготовка дел.
Распорядительные документы, переписка руководителей и важнейшие внутренние документы формируются и хранятся в канцелярии или секретариате руководства. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел. Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих представление о принадлежности документов к организации, их составе и содержании, сроке хранения. На обложке каждого заводимого дела помещается название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, например: Российский государственный гуманитарный университет — РГГУ. Под ним пишется название структурного подразделения: Финансовый отдел, Отдел кадров.
Под названием структурного подразделения указывается индекс дела по номенклатуре, например: Дело № 01-05, где 01 — это индекс структурного подразделения, 05 — порядковый номер дела в номенклатуре. Далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений. Внизу обложки указывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку в самом начале заведения дела. В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В случае появления новых документов из них формируется самостоятельное дело и его название (заголовок) вносится в номенклатуру дел под резервным номером.
Подготовка Дел К Архивному Хранению Реферат
Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации. Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться. Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.
При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.). Различные категории документов имеют свою специфику систематизации:. распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями).
Название, эмблема и девиз команды. «название команды и девиз для агитбригады» Название девиз эмблема агитбригады по теме экология. Название, эмблема и девиз команды. Эмблема команды по экологии. Эмблема смены «Цветик – семицветик» украшает все дружинные и лагерные дела.
Тема: Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов. Тип: Реферат. Источники: 7.
4296 Описание работы: реферат на тему Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов Подробнее о работе: или ВНИМАНИЕ: Администрация сайта не рекомендует использовать бесплатные Рефераты для сдачи преподавателю, чтобы заказать уникальные Рефераты, перейдите по ссылке МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ БЕЛГОРОДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ Кафедра информатики и математики делопроизводство в овд РЕФЕРАТ На Тему: «Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов» Подготовил: Слушатель 676 группы Усанников А.Д. Белгород - 2008 Экспертиза ценности документов Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использова-ния. Обработка дел для хранения включает проведение экспер-тизы научной и практической ценности документов, оформле-ние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное науч-ное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера.
После использования этой информации в оперативных целях такие документы те-ряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно. В связи с этим определены разные сроки хранения доку-ментов.
Срок хранения может быть временным - до 10 лет, временным - свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справоч-ной работы. Затем они сдаются в архив организации или хра-нятся в структурном подразделении, на которое возложены со-ответствующие функции. Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Возможность и длительность использования документов пре-допределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, ка-кие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить го-сударство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:.
отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;. отбор на временное хранение документов, не представ-ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;. выделение к уничтожению документов, не имеющих науч-ной ценности и утративших практическое значение;.
установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов яв-ляются их происхождение, содержание и внешние особенности. Критерии оценки документов.
Критериями оценки происхожде-ния являются: роль и место организации в системе государст-венного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов. Критерии оценки содержания - значимость события, отра-женного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое на-значение, вид и разновидность документа. Критерии оценки внешних особенностей документа - это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.
Рассмотрим некоторые критерии. Значимость учреждения или лица, в результате деятельно-сти которых созданы документы. В процессе деятельности обще-ства создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями.
Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транс-портные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, коопе-ративные, акционерные, учебные и другие организации. Цен-ность комплекса документов, созданного в каждом из них, оп-ределяется значимостью этого учреждения в системе управле-ния, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор докумен-тов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества. Документы личного происхождения, отражающие творче-скую, производственную деятельность государственных деяте-лей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес для архивов. Значимость содержания документов.
В общем массиве до-кументации имеются документы, отражающие деятельность уч-реждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нуж-ные для текущей (оперативной) работы учреждения. К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организацион-но-распорядительная документация учреждения и вышестоя-щих органов. Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета и др.) и теряют свое значение через год, три или пять лет. Время и место образования документов. Этот критерий яв-ляется важным для экспертизы. В истории нашего общества бы-ли периоды, насыщенные событиями особой важности. Это пе-риоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства.
При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания. Подлинность и копийность документов. При отборе на хра-нение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учрежде-ниями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять ко-пии документов, особенно документов постоянного срока хра-нения. Это необходимо для их будущего использования.
Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформлен-ных реквизитов.
Поэтому так важно правильно оформлять до-кументы в процессе делопроизводства. Дублетность документов.
Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ - это один из размноженных экземпля-ров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксероко-пий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учре-ждений передаются в разные архивы (например, фонд выше-стоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного - в областном архи-ве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.
Поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содер-жание квартальных планов и отчетов - годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.
Физическое состояние документа. Этот критерий приме-няется в отдельных случаях. Если документ сильно повреж-ден, но имеет особую ценность, он должен быть реставриро-ван. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу. Экспертиза ценности документов проводится на основе пе-речней - систематизированных списков видов и категорий до-кументов, содержащих нормативные указания о сроках их хра-нения.
Перечни документов позволяют установить сроки хране-ния или возможность уничтожения многих управленческих до-кументов без их дополнительного изучения. Экспертные комиссии.
Экспертиза ценности в делопроизвод-стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор-мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение. Для организации и проведения экспертизы ценности доку-ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен-ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче-ской помощи подведомственным организациям создаются цен-тральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в посто-янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.
ЭК учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает три - пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопро-изводство и состав документации данного учреждения. В со-став комиссии обязательно входит лицо, ответственное за ар-хив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) определен Основными правилами работы ведомственных архивов и При-мерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Экспертной комиссии (ЭК) (1999 г.) (см. Приложения 6 и 7). На основе Примерных положений должны разрабатываться по-ложения об экспертной комиссии (или ЦЭК) конкретной орга-низации, предприятия.
В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными пра-вилами работы ведомственных архивов, приказами Федераль-ной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовы-ми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения и т.п. В соответствии с Основными правилами работы ведомст-венных архивов (п.